REUNIONES EFICACES

Tomado de la revista "Cuadernos de Pedagogía", No. 262, Octubre de 1997.

Un centro que quiera mejorar su trabajo deberá tener en cuenta algunos aspectos que han sido utilizados por otros con eficacia.

Sobre la finalidad de la reunión.

Una primera medida consiste en orientar las reuniones concretando con claridad su objetivo. Este aspecto no sólo es básico para obtener resultados, sino que además debe condicionar la dinámica de las reuniones.

No es lo mismo una reunión para tomar decisiones que una reunión para plantear problemas y recoger sugerencias, una reunión para informar, una reunión para planificar o una reunión para llevar a cabo una discusión sobre temas esenciales. Hemos observado que los centros mejor gestionados de una forma natural o planificada cambian la dinámica de sus reuniones en función de su finalidad. Analizar la finalidad debe servir para plantearse su eficacia.

Sobre el papel del coordinador o animador.

Una buena gestión de la reunión implica que los equipos educativos tengan en sus reuniones un animador o coordinador. Para que su labor sea más eficaz, el coordinador debe asumir su papel de forma clara y cumplir cuatro funciones básicas.

• Presentación: indica los objetivos de la reunión y sugiere una metodología de trabajo.
• Control: centra las reuniones y favorece la autodisciplina de los presentes.
• Relajamiento: si se producen tensiones, actúa como moderador.
• Resumen: recoge las conclusiones y las pone en común.

Sobre la participación en las reuniones.

En los centros donde las reuniones se desarrollan con eficacia, existe un alto grado de conciencia y satisfacción entre el profesorado, que entiende que el tiempo invertido en la reunión revierte en un rendimiento especifico para el centro. En estos casos, hay conciencia de que las reuniones deben acabar bien y que ello resulta positivo para el centro y para el conjunto del profesorado. En este contexto, la participación de los docentes es más activa y precisa.

Sobre el resultado de las reuniones.

Hemos comprobado que algunos centros han mejorado la gestión y la eficacia de sus reuniones concediendo especial atención al resultado. El proceso observado es el siguiente:

• Se recogen por escrito los acuerdos de las reuniones. Es responsabilidad del coordinador de la reunión, el cual, a su vez, pasa el resumen a los equipos directivos.

• Se concreta quién se responsabiliza de cada trabajo y quién debe hacer el seguimiento. Este proceso ha ayudado a entender que los acuerdos deben ser viables y posibles.

• Se concreta un seguimiento y una valoración de su cumplimiento.

• Se establece un período de estabilidad durante el cual no puede cuestionarse de nuevo la decisión, a no ser que se produzcan cambios importantes.

Los centros que han aplicado estos criterios han mejorado el desarrollo de sus reuniones. De hecho, cuando el trabajo se centra en los resultados aumenta inmediatamente la conciencia del profesorado sobre la importancia de conseguir un mayor rendimiento de las reuniones.